"데이터가 쌓이니 패턴이 보이고, 해결책을 찾게 되었습니다."

30곳이 넘는 사업장 시설을 관리하는 비결

Jump 도입 전, 30곳이 넘는 사업장을 관리하는데 가장 어려웠던 점은 무엇인가요?

담당자가 바뀌면 과거 기록이 사라지고, 단절되었습니다.

저희 공사는 관리해야 할 사업장이 30곳이 넘는데, 예전에는 모든 일지가 수기나 내부 결재 시스템에만 보관되다 보니 정보 공유가 어려웠습니다. 그러다 보니 담당자가 바뀌면 과거에 어떤 작업이나 공사를 했는지 데이터가 없어, 새로 부임한 담당자는 처음부터 다시 시작해야 했죠. 필요한 일지나 보수 내역을 찾으려면, 일일이 문서를 뒤지며 많은 시간을 소비해야 했습니다. 특히 시민회관처럼 15년, 20년 된 시설은 도면과 같은 초기자료가 전산화되어 있지 않아 담당자가 바로 꺼내 볼 수 없다는 점이 가장 답답했습니다. 도면 확인을 위해 시청 문서고를 오가거나 현장을 다시 실측해야 하니, 단순한 '자료 찾기'에 많은 시간이 소요되었죠.

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방대한 규모의 사업장에 Jump를 정착시키는 과정 또한 만만치 않았을 것 같습니다.

처음에는 주요 시설 16곳 위주로 Jump를 사용했습니다. 하지만 시설 관리를 제대로 하려면 공사 전체의 현황이 모여야지, 일부만 관리해서는 반쪽짜리 데이터에 불과하다고 판단했습니다. 그래서 올해부터는 자체 시스템이 필수적인 사업장 1~2곳을 제외하고, 전 사업장으로 Jump 이용을 유도했습니다. 다만, 새로운 사업장에 처음부터 복잡한 기능 사용을 강요하면 현장에서는 ‘일이 두 배가 됐다’며 거부감을 느끼기 쉽습니다. 그래서 우선은 매일 써야 하는 '업무 일지'부터 Jump로 통일해, 기존의 수기나 엑셀 방식보다 훨씬 편하다는 것을 먼저 체감하게 유도했죠. 이렇게 일지 작성이 습관처럼 정착되면, 자연스럽게 핵심 기능으로 사용 범위를 확장해 나갈 예정입니다.

문화, 체육, 교통, 환경 등 사업장마다 관리 포인트가 다를 텐데, 어떻게 관리하시나요?

예, 말씀하신 것처럼 각 사업장마다 특성이 너무나 다릅니다. 이런 상황에서 획일적으로 모든 기능을 쓰게 하면 자칫 보여주기식 실적만 쌓기에 그칠 수 있습니다. 그래서 저희는 모든 기능을 다 쓸 필요 없이, 각 현장 특성에 맞는 기능을 중점적으로 사용하자는 선택과 집중 전략을 택했습니다. 예를 들어, 시민 이용이 많은 체육·문화 시설은 빈번한 요청 사항을 빠르게 처리하기 위해 '민원 대응' 기능을 중심으로 사용합니다. 반면, 자원화센터나 재활용수집소같이 대민 업무가 적고 법적 규제가 까다로운 환경 시설은 '법적 의무 점검' 스케줄을 등록해 누락 없이 관리합니다. 또 24시간 현장 확인이 필수인 지하차도 등 교통 시설은 순찰 코스마다 부착된 QR코드를 활용한 '순찰 기능'에 집중하고 있습니다. 이렇게 현장 상황에 맞춰 기능을 유연하게 적용하며 Jump를 현장에 안착시켰습니다.

시민 이용이 많은 시설은 '안전'과 '민원' 처리가 중요할 텐데요.

과거와 비교해 처리 프로세스가 어떻게 달라졌나요?

예, Jump 도입 전에는 민원 접수부터 처리까지의 과정을 기록으로 남기는 공식적인 관리 체계가 없었습니다. 민원인이 전화하면 담당자가 바로 현장에 가서 고치고 끝내는 식이었죠. 하지만 기록이 남지 않다 보니, 나중에 처리 여부를 객관적으로 확인할 길이 없었습니다. 지금은 민원과 현장의 안전관리가 Jump를 통해 투명하게 관리됩니다. 우선 민원은 고객이 직접 시설물의 QR을 통해 요청을 하거나, 직원이 현장에서 접수한 내용을 바로 Jump에 등록해 작업을 하고 있습니다. 또한 안전보건팀의 SIT(Safety Inspection Team) 점검반이 월별, 분기별 안전 점검에서 나온 지적 사항들을 Jump에 빠짐없이 점검 항목으로 등록하여 관리하고 있습니다. 이렇게 접수된 건들은 [요청 등록 → 작업/점검 등록 → 작업/점검 완료]로 이어지는 전 과정이 데이터로 남습니다. 덕분에 언제 누가 민원을 요청하고, 작업이나 안전 점검을 완료했는지 이력이 명확해져 조치 여부를 데이터로 확실하게 증명할 수 있는 신뢰 체계가 구축되었습니다.

Jump 사용 6년 차, 데이터가 많이 누적되었을 텐데요.

데이터를 활용한 사례가 있을까요?

Jump에서 자재를 관리하게 되면서 업무 효율이 높아졌습니다. 예전에는 담당자가 일일이 창고를 오가며 재고를 파악해야 했지만, 지금은 입출고 내역만 Jump에 입력하면 현재 재고를 바로 파악할 수 있으니까요. 덕분에 내부평가에서도 자재 관리 항목은 Jump로 관리 중인 사업장은 모두 만점을 받을 정도로 활용도가 높습니다. 특히 누적된 데이터를 분석해 예산 낭비를 막은 사례도 있습니다. 지하차도 자재 데이터를 분석하던 중, 유독 여름철에 '도로 보수제' 사용량이 2배 급증하는 이상 패턴을 발견했습니다. 원인은 잦은 비로 인해 일반 보수제가 씻겨 내려갔기 때문이었죠. 이 데이터를 근거로 비에 강한 수경화성 보수제로 자재를 전격 교체했습니다. 단순한 재고 관리를 넘어, 데이터를 통해 현장의 자재 낭비를 막을 수 있었습니다.

공공시설물은 10년, 20년 된 노후 설비가 많을 것 같은데, 어떻게 관리하시나요?

과거에는 한 사업장에서 생애 이력 설비를 50~60개씩 무작정 등록해, 정작 중요한 게 뭔지 한눈에 파악하기 어려웠습니다. 데이터가 너무 방대하니 집중도가 떨어질 수밖에 없었죠. 그래서 지금은 '중점 관리 대상'을 명확히 추려내 집중 관리하는 체계로 개편했습니다. 기준은 ① 내용 연수가 10년 이상 지났거나 ② 구입 비용이 5천만 원 이상이거나 ③ 시설 운영에 없어서는 안 될 핵심 설비로, 이 기준에 맞춰 사업장별로 가장 중요한 2~3개의 핵심 설비를 추려내 Jump에 등록했습니다. 막연했던 관리 대상이 명확해지니, 작업 현장에서도 "우리 현장에서는 이 설비를 최우선으로 관리해야 한다"는 확실한 인식을 갖게 되었습니다.